Contabilitate si facturare magazin online

Data articol: 14.02.2019

 

Detii un magazin online sau intentionezi sa iti deschizi unul? Datorita faptului ca suntem o firma de contabilitate ce detine in portofoliu mai multe magazine online, am rezumat cele mai frecvente intrebari ale clientilor nostri legate de comertul online.

 

Magazinele online sunt impartite in 3 categorii si anume:

 

  • • Care detin si lucreaza cu stoc fizic
  • • Care lucreaza in sistem dropshipping (fara a avea stoc de marfa)
  • • Care au ambele situatii implementate

 

 

Ce este dropshipping?

 

Dropshippingul este un sistem de functionare al unui magazin online prin care acesta nu detine stoc de marfa. In urma inregistrarii unei comenzi, administratorul magazinului online trimite comanda catre furnizor, iar acesta din urma livreaza marfa catre clientul final.

 

 

Model de afacere magazin online (national, international)

 

Un magazin online in sistem dropshipping poate functiona la nivel national, colaborand doar cu depozite si clienti din Romania, dar si la nivel international, cu depozite si clienti din China, Turcia, America si alte tari.

 

 

SRL, SRL-D sau PFA?

 

Datorita legislatiei permisive din Romania, un magazin online se poate deschide sub o entitate juridica de tip SRL, SRL-D (daca nu ati mai detinut alte firme anterior) sau PFA. 

 

Este ilegal ca un magazin online sa functioneze fara a avea o firma inregistrata la ONRC (Oficiul National al Registrului Comertului). 

 

In acest sens trebuie urmate toate cerintele legale:

 

  • • Infiintare societate Registrul Comertului
  • • Obtinerea codului special de TVA de la ANAF(in cazul firmelor neplatitoare de TVA)
  • • Servicii contabilitate (contabil angajat sau externalizarea serviciilor catre o firma de contabilitate)

 

 

Caracteristici firma necesara unui magazin online

 

  1. Societate cu raspundere limitata — SRL

 

  • • Posibilitatea de a fi neplatitoare de TVA pana la o cifra de afaceri de 300.000 lei
  • • Impozit pe venit de 1% cu minim un angajat si 3% fara nici un angajat
  • • Impozit pe dividende 5%
  • • Se pot implementa toate codurile CAEN, fara restrictii (615 existente)

 

  1. Societate cu raspundere limitata - debutant — SRL-D

 

  • • Posibilitatea de a avea maxim 5 asociati/administratori cu obligativitatea de a nu mai fi fost, individual, asociati intr-o alta firma din UE
  • • Posibilitatea dea a avea maxim 5 coduri CAEN (cu anumite limitari si exceptii)
  • • Dupa 3 ani, obligatoriu, trebuie transformat in SRL

 

  1. Persoana fizica autorizata — PFA 

 

  • • Ai nevoie de documente care atesta pregatirea sau experienta profesionala (cu exceptie comertul nealimentar)
  • • Ai voie sa angajezi maxim 3 persoane
  • • Se plateste 10% impozit la venitul net realizat (venit brut - cheltuieli deductibile)
  • • Daca veniturile depasesc plafonul de 12 salarii minime (2080 x 12 = 24960 lei) se plateste suplimentar 25% - CAS (pensii) si  10% - CASS (sanatatea)

 

 

 Pentru infiintare firma magazin online in conditii cat mai eficiente poti apela la servicii de consultanta asigurate de un specialist!

 

 

Procedura facturare magazin online

 

Pentru facturarea clasica in ceea ce privesc comenzile inregistate pe site, pentru o afacere in sistem dropshipping, procedura de facturare va fi urmatoarea: magazinul online va emite factura catre clientul final, iar furnizorul catre magazinul online.

 

In cazul in care furnizorul plateste un comision catre magazinul online pentru fiecare produs vandut atunci se va face o factura de prestari servicii.

 

In cazul in care facturile emise de catre furnizor sunt intr-o alta limba, acestea trebuie traduse inainte de a fi introduse in contabilitate.

 

 

Particularitati ale operatiilor cu colaboratori din UE

 

In cazul tranzactiilor cu bunuri si prestari servicii din UE, esti raspunzator de colectarea si plata TVA catre stat. Obligatiile fiscale difera in functie de societatea ta, daca este sau nu platitoare de TVA.

 

 

Firmele neplatitoare de TVA

 

In primul rand, cei care vor sa achizitioneze bunuri si servicii de la entitati juridice cu sediul in UE, printr-o firma neplatitoare de TVA, sunt obligati sa depuna declaratia 091, in urma careia vor primi un cod special de TVA, care va putea fi folosit doar pentru achizitii intracomunitare, iar pentru operatii inregistrate in tara, firma va ramane neplatitoare de TVA.

 

Ulterior, se va comunica furnizorului codul special de TVA, acesta va emite o factura pe care nu va fi inscrisa valoare TVA, urmand ca la inscrierea facturii in contabilitate sa se determine TVA-ul.

 

Atentie! Datorita faptului ca in Romania firma este neplatitoare de TVA, suma nu poate fi deductibila ci doar inscrisa ca si TVA colectat, prin urmare, conform legii aceasta trebuie virata catre stat pana la 25 ale lunii urmatoare celei in care a fost efectuata tranzactia.

 

Exemplu

 

Furnizor: Google ADS | Data: 10.01.2019 | Suma: 100 Euro | Curs BNR: 4,5 Lei

 

Se va converti suma in lei la cursul BNR din ziua respectiva, se va extrage cota TVA in valoare de 19% si suma rezultata va fi virata catre bugetul de stat pana in data de 25 ale lunii urmatoare emiterii facturii.

 

100 Euro x 4,5 Lei (curs bnr) x 19% (cota tva) = 85,5 Lei (TVA de platit catre bugetul de stat)

 

Totodata, doar in lunile in care exista operatiuni de acest gen, firma trebuie sa declare aceste operatiuni prin depunerea declaratiei 390 (declaratia recapitulativa privind livrarile/achizitiile/prestarile intracomunitare) si a formularului 301 (decont special de TVA).

 

Administratorul unui magazin online mai are obligatia sa obtina certificatul de rezidenta fiscala al furnizorului, necesar pentru a fi stabilit regimul de impozitare al tranzactiilor atunci cand compania cumpara servicii sau produse din afara tarii.

 

Certificatul de rezidenta fiscala este valabil pentru anul fiscal in care are loc tranzactia dar si in primele 60 de zile calendaristice ale anului urmator.

 

Pentru anul 2019, am atasat la sfarsitul acestui articol certificatele de rezidenta fiscala ale celor mai importanti furnizori de servicii din mediul online.

 

 

Firmele platitoare de TVA

 

Pentru operatiunile intracomunitare realizate cu o firma platitoare de TVA, firma va comunica furnizorului de bunuri sau servicii, codul TVA si acesta din urma, prin exceptie, va emite o factura pe care nu va fi inscrisa valoarea TVA, reprezentand o operatiune cu “taxare inversa” (beneficiarul unei livrari de bunuri/servicii, devine, conform legii, persoana obligata la plata TVA pentru achizitia de bunuri/servicii efectuata).

 

In momentul inscrierii in contabilitate a facturii exista obligatia de a se determina valoarea TVA, in functie de cota stabilita pentru fiecare tara rezidenta a beneficiarului, in cazul Romaniei de 19%.

 

Factura va fi inregistrata in contabilitate, suma fiind convertita in lei la cursul BNR din ziua emiterii facturii, iar cota de TVA va fi inscrisa atat la TVA colectat cat si la deductibil, rezultand ca din aceasta operatiune nu se genereaza TVA de plata catre stat.

 

Conform legii firma are obligatia de a depune declaratia 300 (decontul TVA) si declaratia 390 (declaratia recapitulativa privind livrarile/achizitiile/prestarile intracomunitare), aceasta din urma se va depune doar in lunile in care exista operatiuni de acest tip.

 

La fel ca in cazul firmelor neplatitoare de TVA, administratorul mai are obligatia sa obtina certificatul de rezidenta fiscala al furnizorului de bunuri sau servicii, necesar pentru a fi stabilit regimul de impozitare al tranzactiilor.

 

Pentru anul 2019, am atasat la sfarsitul acestui articol certificatele de rezidenta fiscala ale celor mai importanti furnizori de servicii din mediul online.

 

 

Codul CAEN necesar pentru un magazin online

 

Codul caen pentru un magazin online este 4791 - Comertul cu amanuntul prin intermediul caselor de marcat sau prin internet.

 

Pentru acest cod CAEN cumparatorul poate alege pe baza reclamelor, cataloagelor, bannerelor de pe site si alte materiale de publicitate, produse sau materiale virtuale ce prezinta interes si acestea pot fi livrate prin curier (in format fizic) sau pot fi descarcate direct de pe internet (in cazul materialelor scrise sau video).

 

 

Este necesara casa de marcat pentru magazinele online?

 

Achizitionarea si inregistrarea unei case de marcat nu este obligatorie in cazul in care magazinul online nu are contact direct cu bani lichizi si orice tranzactie se va face prin transfer bancar, plata cu cardul online (prin procesatori de plati) sau incasarea banilor de la o firma de curierat cu care aveti contract.

 

Magazinele online ce prefera sa livreze bunuri direct catre client, de la sediul social sau de la depozit, sunt obligate sa detina o casa de marcat, fiscalizata la ANAF, in urma unei proceduri ce dureaza minim o saptamana.

 

 

Informatii pe care un magazin online trebuie sa le afiseze pentru a evita sanctiunile:

 

  1. Denumirea societatii care desfasoara activitatea economica prin intermediul magazinului online
  2. Datele complete de identificare
  3. Politica de confidentialitate - GDPR
  4. Pe prima pagina a magazinului ai obligatia de a avea un link catre site-ul ANPC (Autoritatea Nationala pentru Protectia Consumatorului)
  5. Oriunde in site link catre SOL - platforma pentru Solutionarea Online a Litigiilor
  6. Informatii despre dreptul de retur. Conform OUG 34/2014 cumparatorii online au dreptur de retur, fara a invoca un motiv, in termen de 14 zile de la primirea produsului.

 

 

Suplimentar pentru anumite domenii de activitate, comerciantii sunt obligati sa afiseze anumite informatii: 

 

  • • Prestatorii de servicii turistice sunt obligati suplimentar sa afiseze pe site numarul licentei de la Ministerul Turismului si polita de asigurare profesionala.

 

  • • Comerciantii care vand produse alimentare in vrac sunt obligati sa afiseze pe site un link catre ANSVSA.

 

  • • Comerciantii care vand bijuterii de argint sau aur sunt obligati sa afiseze pe site numarul autorizatiei ANPC pentru efectuarea de operatiuni cu metale pretioase.

 

 

Certificatele de rezidenta fiscala pentru anul 2019, a celor mai importanti furnizori de servicii de promovare:

 

Certificat rezidenta fiscala Facebook Ads 2019

 

Certificat rezidenta fiscala Twitter Ads 2019

 

Certificat rezidenta fiscala Google Ads 2019

 

Certificat rezidență fiscală Bing Ads/Microsoft 2019